Digitaliseren:

Digitaliseren in 5 stappen, zo doe je dat!

Digitaliseren helpt je bedrijf verder!

Alleen al door te digitaliseren kun je aan de steeds hogere verwachtingen van klanten voldoen. In dit digitale tijdperk is een goede gebruikerservaring  tussen bedrijf en klant essentieel. Door te digitaliseren kun je de productiviteit verhogen, kosten besparen en zelfs nieuwe diensten aanbieden.  
 

Goede redenen om te digitaliseren(Waarom digitaliseren?):
 

  • Werknemers voeren steeds exact dezelfde handelingen uit die ofwel veel tijd kosten, saai zijn of erg foutgevoelig.
  • Informatieverzoeken van klanten moeten steeds handmatig worden behandeld ondanks dat het om vergelijkbare verzoeken en gewenste inzichten gaat.
  • Met meerdere werknemers wordt gewerkt vanuit eenzelfde excel bestand.
  • Je hebt het gevoel dat werkprocessen en bedrijfsprocessen efficiënter kunnen maar ziet zelf niet hoe.
  • Resultaten van werk zijn niet meetbaar, gewenste inzichten voor bedrijf of klant zijn niet beschikbaar.
  • Het uitwisselen van informatie tussen eigen en/of externe systemen gebeurt door handmatig  kopiëren van gegevens tussen die systemen. 


Als je een van deze punten herkent en het artikel ‘4 redenen om te digitaliseren’ gelezen hebt dan ben je ongetwijfeld overtuigd dat het tijd is om te digitaliseren. Herken je deze punten niet, dan nog kan het volgen van ons 5 stappenplan interessante inzichten opleveren. De eerste stap is namelijk het herkennen van een probleem, iets dat minder vanzelfsprekend is bij vele organisaties dan je in eerste instantie denkt. 

Question

Digitaliseren, hoe pak je dat aan?

Inmiddels is duidelijk, om je bedrijf te laten groeien en professionaliseren is digitaliseren een must.

Allereerst is het belangrijk om te bepalen wat je met digitaliseren van je bedrijf wilt bereiken en welke manier van werken hierbij het beste past. Daarbij houden we rekening met de toekomstige doelen van je bedrijf en passen het digitaliseren daarop aan, want alleen de juiste aanpak maakt het tot een succes.

Met gebruik van deze digitale gegevens kun je als bedrijf beter inspelen op veranderingen van klanten. Digitalisering is een stap naar digitale transformatie. Het maakt van jouw bedrijf een flexibele en toekomstgerichte organisatie, waarbij zowel klant als medewerker in het middelpunt staan.

Ja, ook medewerkers staan centraal, want zij gaan digitaal werken en zijn, net als de klanten, partners enz. , eindgebruikers. Al vanaf het begin van het proces zijn zij betrokken bij alle werkprocessen die worden gedigitaliseerd.

Een bedrijf kent drie soorten van werkprocessen:


Operationele processen: zij vormen de kern, het doel, van het bedrijf. Dat kan zijn het vervaardigen van producten of bijvoorbeeld het registreren van bestellingen.

Management processen: regelen zaken betreffende werknemers, budgetgerelateerde factoren en, bij beursgenoteerde bedrijven, corporate governance.
 

Ondersteunende processen, tenslotte, maken deel uit van de operationele processen; bijvoorbeeld voor technische ondersteuning.

Onze aanpak voor digitaliseren in 5 stappen. Het doorlopen van deze stappen is de sleutel tot een op maat gemaakt digitaliseringsproject.


1. Probleem/behoefte herkennen en erkennen

Soms is een probleem of behoefte heel duidelijk(gemanifesteerd), de andere keer is deze verborgen(latent). In geval van een gemanifesteerde behoefte is het probleem heel duidelijk merkbaar en voelbaar. Een proces in de onderneming kan bijvoorbeeld zorgen voor druk, stress, hoge kosten of onevenredig veel tijd opslokken.

Net dat stukje meer, maakt het beter

In veel van onze samenwerkingen met klanten verhelpen we eerst een al herkende en erkende(gemanifesteerde)  behoefte en nemen we vervolgens de processen van het bedrijf verder onder de loep. Een gemanifesteerde behoefte kan voor een opdrachtgever een reden zijn om zelf op zoek te gaan naar een oplossing. Daarmee komen niet zichtbare (latente) behoeften meestal niet boven tafel. Onder het motto; ‘voorkomen is beter dan genezen’ brengen wij juist die onzichtbare problemen in kaart en lossen ze wanneer daar een business case voor te maken is meteen op. Daarnaast is het zo dat een verborgen probleem niet altijd betekent dat een proces niet goed werkt. Het hoeft dus niet altijd slecht te gaan, maar het kan beter.  En dat is precies de meerwaarde die Atom haar klanten biedt.

“Iets hoeft niet slecht te gaan om te kunnen verbeteren”.

In geval van latente behoefte kan het gaan om processen die ogenschijnlijk prima georganiseerd zijn. Zo hadden we een klant waarvan 3 werknemers fulltime aan offertes werkten waarbij de kosten vs. resultaat dik in het groen zaten. Met een investering, waarvan wij aannemelijk konden maken dat deze binnen een jaar terug is te verdienen, ging de klant met ons de samenwerking aan; om iets te verbeteren dat in principe niet slecht ging dus. Met maatwerk software, gericht op selfservice bij de klant, brachten we de werklast terug tot de helft. De vrijgekomen uren werden elders ingezet om het bedrijf verder te ontwikkelen.

Belangrijk is dat het probleem aan het einde van deze stap goed is geïdentificeerd en gedefinieerd. Daarnaast is het van belang om het oplossen van het probleem op waarde te schatten. Daarvoor maken we een businesscase met een return of investment berekening (ROI). Hieronder een kort rekenvoorbeeld.

    Potentie: 1 FTE besparen, 35.000 euro per jaar
    Levensduur oplossing: 5 jaar
    Totale kosten oplossing 5 jaar: 50.000 euro
    Totale potentiële besparing(ROI): ( 35.000 * 5 ) - 50.000 = 125.000 euro. 

“Verbeteren levert meer op dan het kost”

Atom heeft veel verstand van business en de mogelijkheden van techniek. Wij kijken dan ook heel anders naar processen. Wij weten precies de juiste vragen te stellen die verborgen pijn boven water krijgen en die om te zetten in kansen. De vraag is dan ook niet: Wat kost het? maar: Wat gaat het opleveren? In veel gevallen gaat het niet alleen om wat het oplevert in zaken als efficiency, gebruiksvriendelijkheid en optimalisatie, maar ook gewoon om harde euro’s. Verbeteren levert meer op dan het kost, punt!

2. Informatie zoeken / concept oplossingsrichting(en) 

Zodra we een probleem hebben geïdentificeerd gaan we op zoek naar informatie voor verschillende mogelijke oplossingen tot digitaliseren. Het betreft hierbij zowel een interne als externe zoektocht. Intern gaan we ten rade bij onze eigen(geheugen) kennis en ervaring met een product, dienst of oplossing. Extern zoeken we informatie bij anderen, zoals partners, concullega's, relaties, online etc.

De hoeveelheid inspanning die wordt geleverd op dit punt is voor een groot deel afhankelijk van het mogelijke risico van de oplossing. Denk aan de impact op de organisatie zoals tijd, adoptie, financiële investering, onzekerheid van terugverdienen. 

Formulieren, die nu van het ene systeem naar een ander handmatig worden gekopieerd, vervangen door een koppeling is zo'n voorbeeld waar we niet lang over hoeven na te denken. Wanneer de koppeling werkt in een testomgeving is dit, eenmaal binnen de organisatie geïmplementeerd,  met 100% zekerheid een goed werkende oplossing tegen foutgevoeligheid en met tijdwinst.

Een volledig papieren werkproces, bestaande uit meerdere facetten binnen een organisatie die al jaren op dezelfde manier werkt, aanpakken kent meer risico’s. Het belangrijkste is dan klein beginnen; zoveel mogelijk onderdelen isoleren en goed de risico’s in kaart brengen evenals de zekerheid van de door informatie gevonden oplossing. 


3. Evalueren van alternatieven
We houden de oplossingen tot digitaliseren tegen een matrix aan, waarbij de volledigheid van de oplossing, zekerheid op een oplossing(succes) en kosten tegen elkaar worden afgewogen. Om tot een uiteindelijke beslissing te komen moet er een attribuut of wisselwerking van attributen worden gekozen die het meest belangrijk zijn. Dit kunnen zijn: tijd, adoptie, financiële investering en onzekerheid van terugverdienen.

Ook de economie heeft invloed op de uiteindelijke keuze. Een oplossing moet vaak meerdere jaren meegaan voor een return of investment(ROI), waarbij de investering direct is. Toch kan er in de wereld en het digitale landschap snel veel veranderen. Denk bijvoorbeeld aan de COVID-19 pandemie die in het voorjaar van 2020 uitbrak. Voor sommige bedrijven bestaat hun business niet meer zoals ze die kenden. Voor andere ontstond pas nu de herkenning en erkenning van problemen die er altijd al waren en voor weer andere was het een gat in de markt.  Het is dan ook goed om in overweging te nemen wat de risico’s zijn van een veranderende markt; wat doen concurrenten en wat gebeurt er als we wachten of het probleem laten voor wat het is? 

4. Keuze voor oplossing en aanpak
Alle informatie is verzameld, risico’s zijn geïnventariseerd en oplossingen zijn aandachtig onderzocht. Tijd voor de opdrachtgever om een keuze te maken op basis van ons advies. Een conclusie zou ook kunnen zijn dat de oplossing meer kost dan het probleem, dan heeft digitaliseren geen nut.

Theorie en praktijk moeten samenkomen, de keuze voor een oplossing maakt nog geen werkende oplossing. Ook dit is vaak een proces; betreft het maatwerk, naast of in plaats van een pakketkeuze, dan adviseren wij te werken naar een eerste versie, een Minimal Viable product. De MVP omvat de functionaliteiten van de website die tenminste nodig zijn om live te gaan (eerste release). Daarbij wordt gekeken hoeveel details er per onderdeel van het project moeten worden uitgewerkt en wat, eventueel na de eerste release, in stappen kan worden toegevoegd. Het voordeel van deze manier van werken is dat met een kleine investering eventuele aannames snel getest kunnen worden. Nieuwe inzichten worden verzameld en meegenomen in de doorontwikkeling.

Verandering kan moeilijk zijn, bij digitaliseren is het dan ook van belang om een adoptie strategie te hebben. Vooral communicatie is heel belangrijk, waaronder het moment van informeren en betrekken van werknemers naar de nieuwe manier van werken. Door werknemers vroegtijdig in het proces te betrekken en eveneens het probleem te laten herkennen, maar hen ook onderdeel te laten zijn van het komen tot de oplossing, is vaak de doorslaggevende stap gezet. Een goed begin is het halve werk. Hoe meer betrokkenen hoe lastiger dit natuurlijk wordt, maar wij denken graag mee!

5. Evalueren en doorontwikkelen
Digitaliseren is een doorlopend proces, waarbij zowel bij de start en ontwikkeling van een eerste versie als het vervolgproces om dat te blijven verbeteren, steeds een afweging van kosten en baten moet zijn. Welke besparing, groei in omzet of ander doel wordt behaald door een proces te digitaliseren of uit te breiden? 

Wij werken met prioriteiten. Na het live brengen van een eerste release met ‘must have’ functionaliteit, wordt verder gedigitaliseerd, geautomatiseerd en geoptimaliseerd. Elke sprint eindigt met een oplevering van een deelproject. Er is sprake van een continue vooruitgang. Het resultaat is steeds op korte termijn zichtbaar en per deelproject is er sprake van software testen en evaluatie op basis van meetbare doelstellingen. Er kan flexibel worden omgegaan met nieuwe inzichten en eventuele tegenslagen en/of meevallers. Zo voorkomen we dat de oplossing bij oplevering weliswaar voldoet aan de gestelde eisen, maar niet aan de verwachtingen.
 

Efficiënt werken en hoger rendement, Internetbureau Atom consulteert en digitaliseert


Benieuwd wat digitaliseren, automatiseren en optimaliseren voor jou oplevert? Neem vrijblijvend contact op ia 010 737 03 08 of info@atom.nl en wij vertellen je meer over het hoe en waarom van digitaliseren.