Digitaliseren, wat betekent dat nou precies?
Voorheen werden met digitaal gaan met je bedrijf meestal twee dingen bedoeld: het digitaal maken van analoge data(bestanden), bijvoorbeeld door rapporten, foto’s, documenten en formulieren in te scannen en het online aanwezig en zichtbaar zijn met het bedrijf. Eigenlijk werd hier vooral de strategie - ga daar waar de gebruiker is - gevolgd. Met een groot deel van de wereld die zich meer en meer online bevindt is het heel logisch dat bedrijven willen digitaliseren.
Met de stap naar online door gebruikers is meer veranderd dan enkel de locatie waar data wordt geconsumeerd; de manier waarop is eveneens veranderd. Naast consumeren van data is er ook meer behoefte aan interactie en verwerkingsmogelijkheden van die data op een digitale manier. Daarmee wordt bedoeld dat een gebruiker op een gebruiksvriendelijke manier het systeem kan gebruiken, inzicht en informatie kan vinden en processen kan doorlopen op elke gewenste plek en tijdstip.
Toch gebeurt dit nog heel veel op een analoge manier. Formulieren en processen worden één op één digitaal beschikbaar gesteld zonder gebruik te maken van de voordelen die digitaliseren biedt.
Wij van Atom beoordelen het doel van het analoge proces of formulier in jouw bedrijf en bedenken op basis daarvan een passende digitale oplossing.
Waarom digitaliseren?
Digitaliseren betekent een enorme efficiëntieslag:
1. Digitaliseren bespaart veel tijd en kosten
Een van de meest gehoorde aanleidingen tot digitaliseren is dat analoge processen veel tijd kosten om te verwerken. Een ingevuld papieren formulier, en het behandelen en archiveren daarvan, is een eenvoudig maar herkenbaar voorbeeld. In onze maatschappij is tijd gelijk aan geld.
2. Digitaal is snel en overzichtelijk
Digitaal kan snel en overzichtelijk een grote hoeveelheid informatie worden verwerkt, beheerd en doorzocht. In tegenstelling tot de tijd nodig voor het zoeken in een papieren archiefkast, duurt een digitaal informatieverzoek slechts enkele seconden.
3. Digitale informatie is gemakkelijk te automatiseren en analyseren
Het genereert kwantitatieve data op basis waarvan geautomatiseerd inzichten en rapportages worden voortgebracht. Samen bespreken we welke informatie inzichtelijk moet zijn om te kunnen sturen op jouw KPI’s. Het resultaat is een dashboard met inzicht in zaken zoals, aantal lopende processen, gemiddelde verwerkingssnelheid en meer. Het is eenvoudiger meten en bewijzen dat afspraken met werknemers, leveranciers of opdrachtgevers worden nageleefd.
4. Een online digitale omgeving is overal en op elk moment beschikbaar
- Samenwerken op afstand wordt mogelijk, niet alleen met collega’s maar ook met leveranciers en opdrachtgevers.
-Werknemers kunnen flexibel werken, thuis of op locatie
-Het biedt klanten een betere dienstverlening, transparantie en inzicht.
Alleen al door te digitaliseren kun je aan de steeds hogere verwachtingen van klanten voldoen. In het digitale tijdperk is een goede gebruikerservaring tussen bedrijf en klant essentieel.
Door te digitaliseren kun je de productiviteit verhogen, kosten besparen en zelfs nieuwe diensten aanbieden. Als geheel brengt dit een beter behoud van het concurrentievermogen met zich mee. Door gericht te adverteren, persoonlijke e-mails te versturen en gebruik te maken van social media trek je nieuwe klanten aan.
Wanneer informatie handmatig moet worden verwerkt, is dat niet alleen enorm tijdrovend, er is bovendien altijd de kans dat er fouten worden gemaakt. En fouten kunnen in een bedrijf desastreuze gevolgen hebben. In gedigitaliseerde processen zal dat niet snel gebeuren. Bovendien kan er een automatische controle worden ingevoerd, bijvoorbeeld bij het invullen van formulieren, waar een melding verschijnt als iets niet of niet juist is ingevuld.
Met een veilig rollen- en rechten systeem wordt informatie gefilterd. Elke gebruiker krijgt alleen die data te zien waartoe hij/zij bevoegd is. Alle andere data wordt afgeschermd. Dit heeft tevens als voordeel dat de betreffende gebruiker geen overdaad aan niet relevante informatie te verwerken krijgt.
Efficiënt werken en hoger rendement, Internetbureau Atom consulteert en digitaliseert
Benieuwd hoe dat in jouw bedrijf werkt? Neem vrijblijvend contact op via 010 737 03 08 of info@atom.nl en wij vertellen je meer over het hoe en waarom van digitaliseren.
Nu je weet dat je moet digitaliseren wil je misschien ook graag weten hoe.. Lees dan ons artikel 'Digitaliseren in 5 stappen'.